La Función BuscarV de Excel es, sin duda alguna, una de las herramientas más usadas en el mundo de análisis de datos. Su gran popularidad se debe en gran parte a su simple e intuitivo uso para buscar y encontrar información.

Sin la existencia de BuscarV, cada búsqueda de información en una base de datos requeriría mucho esfuerzo y sobre todo bastante tiempo. Te imaginas tener que buscar un solo simple dato con tu dedo en una base de datos de más de 200000 celdas? Aunque una búsqueda manual es posible, este trabajito puede resultar muy laboroso y fastidioso.

Observa la definición de la Función BuscarV:

“Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente”

Te parece clara la descripción? Aunque para algunos puede resultar muy lógico y estructurado, a mí me resulta un poco difícil interpretar esta definición de esa manera.

Por ese motivo he decidido simplificar la interpretación con la siguiente ilustración:

En otras palabras, BuscarV de Excel busca información de alguien (o algo) en otras columnas en un abrir y cerra de ojos.

Te estarás haciendo la pregunta, pero David; y porqué necesito la información que se encuentra en una de las columnas adyacentes?

Déjame decirte esto: la gran parte del trabajo de analistas de datos es buscar información en Excel. Sí! Cada análisis de datos en Excel implica: qué edad tiene Carlos? Cómo se apellida Juan? Cuanto ganó Luis en agosto? Vendió Maria lo suficiente para merecer un bonus?…

Vas teniendo una idea a donde quiero llegar 😊

Buscar en Excel significa en otras palabras: obtener respuestas a preguntas hechas a una base de datos! Cuando te encuentres en frente de cualquier base de datos, uno de tus más grandes objetivos va a ser obtener esa respuesta valiosa que tú, tu compañero de trabajo o tu jefe están buscando.

Ahora, la definición de BuscarV Excel puede ser reformulada de la siguiente forma:

“ BuscarV ayuda a encontrar algo/alguien en una columna (a la izquierda) para dar más información de otra columna (a la derecha). “

Como se utiliza la Función BuscarV de Excel?

La sintaxis de la herramienta es la siguiente:

= BuscarV (el valor buscado, la base de datos, de qué columna deseo la información, valor exacto o no)

He preparado para ti algunos ejemplos de BuscarV para que puedas seguir toda la explicación que estás por descubrir: descarga el ejemplo Buscarv

La tabla es la siguiente:

La base de datos contiene información de todos los vendedores de una empresa ficticia: el nombre del vendedor, su número de identificación, su edad, sus ventas y por último sus ganancias.

Una estructura que, por supuesto, siempre encontrarás en cualquier base de datos Excel.

Trataremos de responder a la siguiente pregunta:

Cuantas ventas ha realizado el vendedor Mauro?

Como ya habrás aprendido del capítulo Fórmulas y Funciones  (y si todavia no lo has hecho, te invito a descubrir este tema), sabes que una fórmula Excel siempre empieza con el signo de igualdad:

1. Ingresa “ = “ para empezar la Función BuscarV:

2. Escribe BuscarV

3. Abre paréntesis para ingresar los argumentos. Lo que resulta en:

= BuscarV(

4. Ingresa el valor buscado “Mauro” y cierra con punto y coma:

= BuscarV( “Mauro”;

Lo que equivale al primer parámetro de la sintaxis:

5. Selecciona la base de datos con el ratón o escribe manualmente B4:F15 y cierra con punto y coma:

= BuscarV( “Mauro”; B4:F15;

Lo que corresponde al segundo argumento de la sintaxis:

6. Ya que estamos buscando las ventas y esta información se encuentra en la 4ta columna de la base de datos B4:F15; ingresa el número 4 y cierra con punto y coma:

= BuscarV( “Mauro”; B4:F15; 4;

El 3er argumento requiere el número de la columna de la cual deseas información; en este caso “ventas”

7. Por último, termina escribiendo FALSO y cierra el paréntesis:

=BUSCARV(«mauro»;B4:F15;4;FALSO)

Este último argumento necesita saber si los datos están ordenados de manera ascendente. Y como no lo están en este caso, por ese motivo ingresas FALSO. Al mismo tiempo equivale a la opción: buscar valor exacto en la columna.

El resultado es el siguiente:

A continuación respondamos a la siguiente pregunta de los ejemplos BuscarV:

Pregunta: Qué edad tiene Manuel?

Fórmula: =BUSCARV(«Manuel»;B4:F15;3;FALSO)

Explicación: abres la función BuscarV con el símbolo de igualdad “ = “. Después de haber ingresado el nombre de la función, abres de nuevo los paréntesis. Cada parámetro está separado por punto y coma.

El primer parámetro es el valor buscado en la primera columna de la base de datos. En este caso “Manuel”. Enseguida, ingresas el rango de la base de datos; que es B4:F15. Recuerda que este rango no es una tabla Excel y cuando la base de datos se agrande, tendrás que modificar manualmente el rango.

Ya que las edades de los empleados se encuentran en la segunda columna, ingresas la cifra 3 como 3er parámetro. Y para terminar con la función, ingresas el valor FALSO para que Excel sepa que los datos no están ordenados alfabéticamente.

El argumento FALSO de la función BuscarV?

Es realmente tan importante informar a BuscarV si la primera columna de datos está ordenada? Excel pudiera hacerlo por su propia cuenta, no crees David?

Si bien es cierto que Excel pudiera hacer esta tarea de saber si una lista está ordenada, esto significaría un trabajo adicional para la función BuscarV. En vez de simplemente buscar en Excel el dato que deseas, la función perdería tiempo al ejecutar esta tarea.

Pero la cuestión de este apartado es: cómo funciona el valor Falso/Verdadero de BuscarV?

Como muestra, considera la palabra “Ojo”. De la misma manera que buscarías en un diccionario (está organizado alfabéticamente); Excel saltaría directamente hacía la letra “O”. Posteriormente, comenzaría con la siguiente letra que es la “J”; y así se forma “OJ”. Después Excel recorrería las siguientes opciones: OJA, OJE, OJI, OJO, OJU…

Y es así que Excel seleccionará OJO ya que esto es el objetivo que le fue dado.

El motivo de señalar a Excel si la primera columna está ordenada o no, es para que Excel pueda retornar algún valor en el caso que no encuentre el valor buscado.

Por ejemplo, si la pregunta es: cuantas ventas realizó Maur? No pudieras responder ya que esta persona no existe en la base de datos del ejemplo BuscarV.

Sin embargo, Excel es capaz de devolverte un valor si pasas el valor VERDADERO como argumento.

Lo que resultaría en las ventas de Matías, que equivale a 5,657.31 Dólares. La respuesta es lógica porque Excel devuelve el valor de la persona cuyo nombre no es igual a Maur, pero se acerca a su nombre.

Qué hacer cuando la función BuscarV da Error?

Habrá situaciones donde el resultado de la función BuscarV  Excel será erróneo: ya sea porque el valor buscado no se encuentra en la primera columna o porque no hay valor para retornar. En este caso, recibirás el siguiente famosísimo mensaje de error:

Que no cunda el pánico! Hay que poner actitud!

Pero, cómo se soluciona este problema?

Existe una fórmula que remedia a este problema. La cura a este problema se llama:

SI.ERROR(…)

La sintaxis de esta fórmula de error es:

Busquemos las ventas de María. Pero si observas bien en la hoja de ejercicios BuscarV, no hay ninguna María en la lista :O.

Si no insertas la función SI.ERROR, obtendrás el mensaje de error : #N/D

La solución a este problema se construye de la siguiente manera:

En el primer argumento, insertas la fórmula BuscarV ya que es su resultado que es examinado. Cuando el resultado de la fórmula es erróneo “ #N/D “, Si.Error devuelve el valor de su segundo argumento: “Maria no está en la lista”.

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Si tienes alguna duda o pregunta sobre BuscarV, no dudes en enviarme un mensaje a contacto@miguiaexcel.com o contáctame por Facebook.

David de MGE