En este capítulo aprenderás primeramente a ordenar tu base de datos de la manera más primordial: organizar o clasificar tus datos en un orden dado. Después serás capaz de ordenar la información por nivel; una técnica utilizada muy a menudo. Y por último tendrás la oportunidad de cuestionar la base de datos con el fin de obtener respuestas que correspondan a uno o varios criterios determinados.

Ordenar y filtrar en Excel

Antes de empezar a comprender cómo puedes ordenar y filtrar en Excel, tienes que saber un poco más sobre la definición de una base de datos. El apartado Base de datos (link cap8) del capítulo Gráficos contiene información fundamental sobre los diferentes elementos que encuentras en una base o tabla de datos. Por lo general encuentras en una base de datos: un campo, una fila o categoría, las series de datos y los títulos que ayudan a identificar la cantidad de información.

Y aunque todo el mundo utilice el término base de datos en el día a día, el concepto es difícilmente definido. Mismo para Excel definir una tabla de datos fue compleja y fastidiosa. Pero eso no debe ser motivo para no intentar de darle una definición. En este capítulo puedes considerar una base de datos como una colección de registros que están formados por diferentes series de datos.

Este capítulo trata sobre ordenar y filtrar una base de datos. La primera parte; i.e. ordenar, es muy obvia en el sentido. En una base de datos puedes organizar la información por orden alfabética o numérica, y eso de forma ascendente o descendente. En otras palabras, puedes clasificar los datos de A hacia Z o Z hacia A; o de mínimo a máximo o al revés.

El siguiente tema; i.e. Filtrar, parece ser todavía un concepto un poco confuso para muchos. Y no hay motivo para que lo sea. Ya que filtrar una base de datos significa simplemente que intentas responder a las preguntas que le haces a una base de datos. Los siguientes tipos de preguntas puedes responder con los filtros:

Quiénes ganan más de 2,000.00 dólares?

Quien tiene menos de 25 años?

Quien es el mejor pagado de la dirección general?

Todas estas preguntas van a ser respondidas gracias al uso de filtros. Solo los datos que correspondan a estos criterios serán considerados en las respuestas y así se producirá un subconjunto de toda la base de datos.

En suma, este apartado tiene un solo objetivo: enseñarte a ordenar y filtrar tus datos de manera profesional. Cuando hayas asimilado toda esta información, ten por seguro que tu uso de Excel será muy distinto a lo que es ahora! Estás listo(a)?

Ordenar Datos en Excel

Ordenar datos en Excel quiere decir que los datos son organizados o arreglados en un orden específico. El orden depende por supuesto del tipo de datos con el que estas tratando. Si tus datos son texto, es bien probable que harás un orden alfabético; de A a Z o de Z a A. Al tratarse de números, vas a ordenar los datos de mayor a menor o al revés.

Una cosa que debes saber cuando ordenas datos en Excel, es que no solamente ordenas la columna donde aplicas el orden. Sino que también todas las otras columnas siguen el orden. En otras palabras, Carla será alineada con su apellido Navas Delgado cuando base de datos de aquí abajo será ordenado por apellido.

La base de datos es la siguiente: registros de los empleados de la empresa ABC

Para ordenar los datos por apellido, sigues estos pasos:

1. Activa o selecciona una celda en la columna B (Apellidos): B8

2. Dirígete a la pestaña Datos de la cinta de opciones. Dentro del grupo Ordenar y Filtrar localiza los comandos A -> Z o Z -> A:

3. Presiona la opción A -> Z para ordenar de forma ascendente

4. Y es de esta manera que ordenas tus datos en Excel

Nota: te estarás preguntado pero cómo sabe Excel que la primera fila en la base de datos contiene los títulos. Hay dos cosas por las cuales Excel deduce que la primera fila es la fila de títulos:

1. La primera es la inigualdad en el tipo de datos entre el título y lo que se encuentra debajo. Observa que el título “Salario”; como todos los títulos, es de tipo texto. Pero todo lo que se encuentra por su debajo son datos numéricos, lo que explica la disparidad de datos. Es este factor diferencial que indica a Excel que la primera fila contiene títulos y por lo cual no la considera al momento de ordenar los datos.

2. La siguiente cosa es que los datos en la primera fila están formateados de manera diferente. Aunque esto no sea siempre el caso, el aspecto diferente de los datos en la primera fila puede ser un factor determinante para Excel al momento de ordenar.

Ordenar columnas en Excel

Imagínate que después de haber ordenado los datos por apellido, encuentras 2 personas que tienen los mismos apellidos pero diferentes nombres. Aunque los apellidos estén ordenados adecuadamente, es más que probable que te gustaría también que los nombres lo sean. Una situación así resulta en el típico dilema de cómo ordenar los datos por columnas.

Ordenar por columnas o niveles significa simplemente ordenar dentro de una base que ya fue ordenada. Un orden por columnas puede ocurrir en dos casos. El primero es cuando deseas ordenar diferentes columnas en un orden específico. Por ejemplo ordenar primeramente por departamento de A a Z y después ordenar en el segundo nivel el salario de mayor a menor.

El segundo caso es cuando tienes duplicados en el primer nivel de orden. O sea cuando encuentras dos mismos datos en el primer nivel de ordenación. Así como en el ejemplo aquí abajo: los apellidos Aparicio Guerrero.

Para empezar, hay que tratar de responder a la pregunta: cómo ordenas tus datos por columnas? Los siguientes pasos ilustran esto: vamos a ordenar primero por apellidos y después por nombre

1. Sitúate en la columna donde quieres ordenar primero

2. Navega hacia la pestaña Datos. Dentro del grupo Ordenar y Filtrar localiza el botón gigante Ordenar

3. El cuadro de diálogo Ordenar se manifiesta:

4. Como puedes ver, el primer nivel por el cual los datos serán ordenados es por “apellidos”, del orden A hacia Z:

5.  Como agregas el otro nivel o columnas? Haz clic en Agregar Nivel:

6. Modifica el nombre del orden de Apellidos a Nombres para ordenar por este segundo nivel:

7. Deja el resto de opciones tal como las ves y pincha en Aceptar:

8. Fíjate como acabas de ordenar tus datos por dos niveles: primeramente por apellido y luego por nombre

Memoriza: ordenar por columnas o nivel es posible cuando tienes duplicados en un nivel de orden y deseas imponer más estructura en tu base de datos gracias a un siguiente nivel. Pero también es posible que ordenes tus datos por nivel cuando encuentres conveniente ordenar diferentes columnas en un orden específico.

Filtro en Excel

Una gran parte del trabajo con base de datos implica hacer preguntas a la base de datos. Preguntas que serán respondidas por un subconjunto de la totalidad de la base de datos. Por ejemplo; quienes ganan más de $ 50,000 por mes? Quienes trabajan en el departamento ventas? Cual trabajador vendió durante el mes?

Para poder responder a todas estas preguntas, Excel ofrece una herramienta que (créeme) nunca dejarás de utilizar: el filtro de Excel. Filtrar significa que tratas de responder a las preguntas que haces a una base de datos.

El siguiente ejemplo muestra cómo puedes filtrar en Excel y responder a la pregunta: cuantas personas trabajan en las ventas?

1. Dirígete a la pestaña Datos y dentro del grupo Ordenar y Filtrar, haz clic en el enorme embudo:

2. Fíjate que unos botones desplegables aparecen al borde derecho de cada título

3. Ahora, para visualizar solo aquellos empleados del departamento Ventas; haz clic en el botón desplegable del título “Departamentos”: la lista de todos los servicios se manifiestan

4. Después pincha sobre Seleccionar Todo para deseleccionar toda la lista. Pero inmediatamente haz clic en Ventas:

5. El resultado es que las siguientes personas trabajan en el servicio Ventas: Fíjate que la serie de datos en donde acabas de aplicar el filtro es acompañado por un embudo

Nota: primeramente observa que el filtro Excel esconde los registros que no cumplan con los requisitos. Como puedes observar, las siguientes filas corresponden al departamento Ventas: todos los otros registros no son visibles para el usuario

Igualmente cabe señalar que los botones desplegables que ves a lo largo de los títulos no se mostrarán si decides imprimir tu hoja de cálculo.

Borrar filtros

Para borrar tus filtros de una base de datos, aplica los siguientes pasos:

1. Ubica la serie de datos (título) que está filtrada:

2. Haz clic en el embudo/botón desplegable: de la lista escoge la opción Borrar Filtro “serie de datos”

3. Y es así como recuperas la base de datos inicial

Filtros Personalizados de Excel

Para saber cómo utilizar los filtros personalizados en Excel, imagínate que el código de identificación de cada empleado es codificado de la siguiente manera: comienza con la inicial del departamento (por ejemplo RH es Recursos Humanos) y es acompañado por un número XX. La base de datos se ve de la siguiente manera:

Después de poner los filtros y echarle clic al botón desplegable, observas que la lista ya no es la misma como la que pudiste observar en el apartado anterior . Cada campo es único! Por lo cual, filtrar por  departamento específico parece una tarea difícil:

Ahora, cual es la solución a tal problema? Cómo puedes filtrar por departamento a pesar de tener campos únicos? La respuesta se encuentra en los filtros personalizados que Excel ofrece. En el siguiente ejemplo podrás filtrar por departamento “Ventas” gracias a esta estupenda herramienta:

1. Haz clic en el campo Filtros de texto y haz clic en Filtro Personalizado

2. A decir verdad, cualquier opción de la lista abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado:

3. Bajo el campo “Mostrar las filas en las cuales”; selecciona la opción Contiene:

4. Escribe “RH” en la barra del lado para informar a Excel que estás buscando aquel departamento cuya abreviación es RH (= recursos humanos):

5. Haz clic en Aceptar:

6. Y es de esta manera que obtienes todos los empleados donde el código de identificación empieza por RH: