Bienvenido(a) al maravilloso mundo de fórmulas y funciones. Este tema es genial porque verás lo simple qué es trabajar con estas herramientas. Este capitulo del curso básico cubre por supuesto solamente los aspectos más fundamentales: qué es una fórmula, cómo visualizarla, introducción de las funciones más sencillas y corrientes…

Crear una fórmula

Una fórmula es una expresión matemática cuyo objetivo es obtener un resultado. Al sumar y restar números, por ejemplo, estás creando una fórmula. En Excel es fácil crear fórmulas; así puedes sumar los kilos de tomates en el siguiente ejemplo:

1. Copia los siguiente datos
2. Selecciona la celda B8

3. Toda fórmula empieza con el signo de igualdad “ = ”. Presiona esta tecla directamente sobre tu teclado para comenzar a escribir la formula o escríbalo en la barra de fórmulas

4. La suma es a partir de la celda B5 hasta B7.

O bien escribe manualmente lo siguiente: B5 + B6 + B7

O bien alternativamente haz clic en la celda B5 con el ratón y su contorno es rodeado por rayas cortas de un color especial. Presiona manualmente “+” y cliquea la celda siguiente B6. Esta última también recibe un color especial en los bordes. Vuelve a escribir manualmente “+” y pincha la última celda B7.

5. Presiona ENTER , Y así de rápido y simple acabas de crear tu primera fórmula; el resultado es directamente visible:

Retener: la finalidad de este capítulo es que te familiarices con el concepto de fórmula y función: su creación, la estructura, la aplicación a toda la base de datos…

Editar y visualizar una fórmula

Ahora que sabes cómo ingresar una fórmula; la siguiente etapa es poder visualizar su contenido y editarlo si es necesario. Sigue la siguiente explicación:

1. Selecciona la celda donde se encuentra la fórmula: B8

2. Dirígete a la Barra de Fórmula: puedes constatar que formula está allí

3. Si la fórmula es correcta; sólo has hecho un doble control

4. Si un dato es incorrecto; modifícalo. Supón que la celda B7 no debe ser adicionada en la operación: no dudes en retirarla de la fórmula

En este ejemplo; la cantidad de tomates del mes de Abril no es incluida en la suma:

Consejo: también puedes usar la tecla F2 para activar la celda y hacer la modificación en la celda misma; en vez de ir a la barra de fórmula.

Orden de las operaciones

En estos momentos; sentirás un poco de nostalgia al pensar en aquellos años que tenías el curso de matemáticas. La pizarra mostraba el orden siguiente de las operaciones matemáticas:

Excel procesa aplica esta misma lógica: primero Excel considera lo que está en paréntesis como una unidad principal. Después observa si hay un exponente; si existe, lo ejecuta. Luego busca las posibles multiplicaciones. Si no halla una multiplicación, pasa a la división. Finalmente busca las operaciones de adición y sustracción respectivamente

O simplemente; recuerda la palabra clave: PEMDAS

La siguiente tabla presenta los operadores matemáticos necesarios para las fórmulas:

El siguiente ejemplo ilustra el uso de los operadores y explica paso a paso cómo es calculado el resultado:

Utilizar el AutoSuma

Crear formulas en Excel es un buen comienzo para poder saltar a la siguiente herramienta poderosa de Excel: funciones. Una función está compuesta por su nombre y por los argumentos que la acompañan; estos argumentos dan información necesaria a la función.

Excel te ofrece un comando que ingresa automáticamente las funciones más corrientes de cálculo; el botón Autosuma. La función de este comando, por defecto, es SUMA(); ya que es la operación más usada en cualquier hoja de cálculo.

El uso de Autosuma es la siguiente:

1. Selecciona la celda al final de los valores que quieres adicionar

2. En la pestaña Inicio, dentro del grupo Edición; se encuentra Autosuma

3. Pincha sobre AutoSuma (NO en la flechita negra a lado)

4. Excel agrega directamente la función SUMA con el rango para adicionar (“ B5:B7 ” )

5. Presiona ENTER. Para operaciones con muchos más datos para adicionar; escoge el comando AutoSuma. Lo que es válido para 3 celdas en este caso; es también posible con 10 mil celdas:

Nota: date cuenta que Excel se ocupa de ingresar el rango automáticamente; suponiendo por supuesto que los números para adicionar, se encuentran arriba de la celda donde ingresas la función

El AutoSuma: revisado

Aunque su nombre sea un poco engañoso; el Autosuma no solamente ofrece la función SUMA. Sino; también propone algunas operaciones frecuentes: promedio, contar números, máximo y mínimo.

Los siguientes pasos muestran como calcular el promedio:

1. Selecciona la celda que está al pie de los valores

2. Navega hasta el grupo Edición (pestaña Inicio), localiza el Autosuma

3. Haz clic en la flechita negra hacia abajo y pincha Promedio: con esta elección le estás pidiendo a Excel de entrar la función Promedio (y no SUMA, la función por defecto)

4. Excel automáticamente inserta la función Promedio y agrega el rango de datos del cual calculará el promedio

5. Presiona ENTER. Una vez más, puede notar que Excel hizo el cálculo en un abrir y cerrar de ojos; dando el resultado siguiente: un promedio de 3,769.33 Kg de tomates en los tres meses de Febrero a Abril

Insertar una función: uso de la función SI

Como ya habrás podido constatar; el uso del botón Autosuma nos simplifica la tarea para operaciones corrientes. Cuando desees utilizar una función; recuerda las siguientes 3 cosas:

1. Insertar el signo de igualdad “=”Buscar la función adecuada
2. Buscar la función adecuada
3. Completar los argumentos de la función

El siguiente ejemplo muestra si el objetivo de ventas de tomates ha sido realizado: para esta tarea utilizarás la función SI. Si el objetivo es cumplido; Excel mostrará el texto “Buen trabajo”. Al no ser el caso, el siguiente texto aparecerá: “La próxima será mejor”

1. Copia los datos y selecciona la celda D5

2. Haz doble clic o presiona F2 o haz clic en la barra de fórmula

3. Presiona el signo de igualdad “=”

4. Presiona la letra “S” y Excel automáticamente te ofrece una lista de funciones: esto es posible gracias a la opción [“Auto-completar Fórmula”]

5. Pincha la función SI o escriba “=SI( “

6. La función tiene 3 argumentos

a. Prueba lógica: se ha vendido más que presupuestado?

b. Valor si verdadero: si la respuesta es sí; Excel escribirá “Buen Trabajo”

c. Valor no verdadero: si la respuesta es no, Excel comunicará “La próxima será mejor”

7. Por el momento escribe lo siguiente: =SI(C5>B5;”Buen Trabajo”; “La próxima será mejor”)

8. Explicación:

• C5 > B5: la venta realizada (C5) es más grande (>) que la venta planeada (B5)?
• Sí es el caso; entonces muestra este texto “Buen Trabajo”
• No lo es; entonces anuncia el texto “La próxima será mejor”

9. Pulsa ENTER

10. En el mes de Febrero: efectivamente se logró vender más tomates que previsto (3682> 3230)

11. Selecciona de nuevo la celda D5

12. Arrastra la crucecita del controlador de relleno hasta D7 y Excel copia la misma función en las otras celdas con ayuda del [sistema referencial]

13. Con una simple acción de copia, Excel acaba de aplicar la función a los nuevos datos

Nota: hay una sección dedicada al tema del sistema referencial

Copiar una fórmula o función

El objetivo de copiar una fórmula/función es simple: amoldar la función a nuevos datos. Ya que la función recibe nuevos datos (nueva información); el resultado varia con esta nueva información.

Observa el siguiente ejemplo

1. Con el conocimiento de cómo ingresar una fórmula; ingresa lo siguiente en la celda D5

2. Presiona ENTER

3. Selecciona de nuevo la celda D5 y cópiala: CTRL + C o clic derecho y selecciona “Copiar”

4. Las hormiguitas caminantes rodean la celda

5. Selecciona las celdas D6 y D7: presiona CTRL + V o clic derecho y selecciona pegar

6. Fíjate en la manera de cómo la fórmula cambia: esta adaptación automática es posible gracias al sistema referencial

7. Excel usa el [sistema referencial] al tratarse de copiar la fórmula/función. La razón detrás esta operación es que Excel supone que quieres aplicar la misma función con nuevos datos

8. Dado que la estructura de la fórmula cambia, el resultado no es lo mismo en cada celda. Al fin de cuentas; esto es lo que se busca: adaptar la fórmula a nuevos datos

9. Por el momento, no prestes mucho atención a este punto. Este tema es tratado en detalle en otro apartado

Conclusión: copiar una celda produce nuevo resultado ya que la estructura referencial cambia. Pero este cambio es justamente el objetivo de hacer una copia: aplicar la fórmula/función a nueva información (datos).

Mover una fórmula o función

Mover una fórmula no es lo mismo que copiarla: mientras que la operación copiar reproduce el método en función del sistema referencial; mover una fórmula o función está enfocado en mantener el resultado inicial:

1. Ingresa los siguientes datos y crea la fórmula en celda D5

2. Una vez la fórmula ingresada; selecciona la celda D5

3. Presiona CTRL + X para cortar la celda: las hormiguitas caminantes aparecen

4. Selecciona cualquier celda (p. ej.: celda B8) y presione CTRL + V: la fórmula se mueve a esta celda

5. Observa lo que acaba de hacer Excel: la fórmula original queda intacta a pesar de la existencia del sistema referencial

6. En otras palabras, Excel supone que deseas guardar el resultado inicial ($ 3,310.92) y por esa razón no afecta a la formula

Memoriza: mover una función o fórmula implica no cambiar el resultado inicial