La siguiente etapa en tu aprendizaje de Excel es saber cómo formatear un dato. Formatear significa cambiar el aspecto del dato: ya sea su color, la forma, el tamaño, su posición vertical y/o horizontal, su color de fondo..

Cuando hayas encontrado el formateo ideal para un dato, podrás aplicar el mismo estilo/formateo para otros datos de una manera simple y rápida: todo esto gracias a la brochita mágica…

Formatear contenido en Excel

Cuando se habla de formatear una celda, uno se refiere al cambio de su apariencia visual. La siguiente figura compara el formato típico de Excel al ingresar datos (1) con un formato personalizado (2).

Hay que retener del formateo que solamente se trata de cambiar el aspecto visual del dato, y que el dato (ósea su contenido) no es afectado por tal manipulación.

Cambiar la fuente

La fuente de un dato es el tipo de letra caracterizado por su estilo y forma.

Con los siguiente pasos cambias el tipo de fuente de tu dato:

1. Selecciona la celda o el rango
2. Vete a Inicio, después al grupo Fuente,  y haz clic en la flecha del menú desplegable
3. Elige la fuente de tu preferencia

Así es el resultado entre la fuente “Calibri” (1) y “Algerian” (2) para el mismo dato “manzanas”:

Cambiar el tamaño de fuente

Habrán ocasiones donde tendrás que modificar el tamaño del dato. Para realizar esto, ejecuta lo siguiente:

1. Selecciona la celda o el rango
2. Dirígete a Inicio, después al grupo Fuente y haz clic en el número que ves
3. Elige el tamaño adecuado

La siguiente imagen muestra el mismo dato en dos diferentes tamaños:

Aumentar y disminuir el tamaño rápidamente

Existe una manera más fácil de aumentar y disminuir el tamaño automáticamente. Para esto, sigue los siguientes pasos:

1. Elige la celda o el rango
2. Navega a Inicio, en el grupo Fuente hay dos letras A: una pequeña y la otra grande.
3. Haz clic para aumentar o disminuir el tamaño

📝 Nota: esta manipulación automática sólo permite aumentar o disminuir 2 puntos en números pares. Eso significa de 12 a 14, de 14 a 16 y así sucesivamente. Si quiere obtener el tamaño 13, eso debe hacerlo manualmente en el cuadro desplegable que se encuentra a lado.

Negrita, cursiva y subrayado

Como en el procesador Word, Excel también ofrece las opciones de subrayar, curvear y negrear el dato.

Con los siguiente pasos, obtienes estos resultados

1. Seleccione la celda o el rango
2. En Inicio, vaya al grupo Fuente
3. Escoge el formato adecuado

Aquí abajo el dato texto “manzanas” es formateado cada vez: en negrita (2), en cursiva (2) y en subrayado (3)

Celdas con bordes

Bordes son muy útiles para el aspecto visual de organización de datos. Para añadir bordes, sigue lo siguiente:

1. Selecciona la celda o el rango
2. En la pestaña Inicio, vete al grupo Fuente. Pincha en la flechita del botón Bordes
3. Elige los bordes según tus necesidades

Con la opción “Bordes externos”; el texto Manzanas es bordeado completamente:

Color de relleno

Al darle un aspecto más artístico a tus datos, podrás enfocar la atención de tus usuarios en esos datos. Con los siguiente pasos, rellenas una celda o rango de color:

1. Selecciona la celda o el rango
2. Dentro de la pestaña Inicio, en el grupo Fuente; da clic en el botón Relleno
3. Elige el color de tu gusto
4. O si no quieres relleno, pincha en “Sin relleno”

💡 Consejo: al arrastrar el puntero del ratón, tiene una vista previa del color a elegir.

Color de Fuente

De la misma manera que puedes rellenar una celda con otro color; puedes cambiar el color del dato (la fuente). Con estos pasos das un retoque a tu dato:

1. Selecciona la celda o el rango
2. En Inicio, dentro del grupo Fuente; pincha la flechita a lado del botón Color Fuente.
3. Elige el color de tu agrado

Alineación horizontal de la celda

Cuando tengas la necesidad de reposicionar el dato horizontalmente dentro de una celda, haz lo siguiente:

1. Selecciona la celda o el rango
2. En la pestaña Inicio, dentro del grupo Alineación; hay tres formas de posición
3. Elige el más oportuno

La siguiente figura ilustra: (1) el formato estándar de Excel para texto, (2) alineamiento a la izquierda, (3) centro y (4) alineamiento a la derecha. Alinear significa de que esquina el dato comienza; por ejemplo alineamiento derecho empieza de la esquina derecha de la celda.

Alineación vertical de la celda

Tal como acaba de reposicionar el texto Manzanas horizontalmente, también tienes la posibilidad de reubicar el dato de manera vertical:

1. Elige la celda o el rango
2. Navegando en Inicio; grupo Alineación; hay 3 botones de reposición vertical
3. Haz tu selección

Como puedes fijarte en la imagen siguiente: (1) formato estándar de Excel en la parte inferior, (2) alineamiento inferior, (3) alineamiento central y (4) alineamiento superior. Alinear verticalmente implica en cual posición vertical el dato figura; es decir que alineamiento superior empieza de la parte de arriba de la celda.

📝 Nota: la altura de la fila [workbook and sheet: como ampliar y reducir col y filas] debe permitir visualizar la reposición vertical del dato. Si no logras ver el resultado de cambio, ajusta la altura de la fila.

Orientar un dato en Excel

Al hablar de la orientación de un dato en Excel, uno se refiere a la posición del dato en relación con su eje central. Antes de nada, ubica el botón Orientación:

1. Selecciona la celda o el rango
2. Dirígete a Inicio, en el grupo Alineación; haz clic en la flecha del comando Orientación
3. Escoja la reorientación conveniente

Al pinchar en la flecha tienes algunas opciones básicas de orientación. El cuadro debajo muestra algunas formas: (1) orientación estándar, (2) con ángulo ascendiente, (3) con ángulo descendiente y (4) el texto empieza en vertical

Mastering: orientación en profundidad.

Aumentar y disminuir la sangría

Para empezar; qué es la sangría? La sangría es la posición relativa del texto a partir del margen izquierdo. De esta manera se llega a los botones de sangría:

1. Selecciona la celda o el rango
2. En la pestaña Inicio de la cinta, dentro del grupo Alineación; se encuentran los dos botones de Sangría
3. Escoge alternativamente entre los dos botones

El siguiente dibujo muestra el texto “Manzanas” con diferentes aumentaciones de sangría: formato normal de texto en Excel, sangría aumentada 1 vez, aumentada 2 veces y sangría aumentada 3 veces

Ajustar texto de una celda

Ya habrás notado que al ingresar un texto largo en una celda, el texto corre sobre la celda adyacente. Existe una manera simple de ajustar el texto en función de la anchura de la columna:

1. Selecciona la celda o el rango
2. Dirígete a Inicio, grupo Alineación y encuentra el botón Ajustar texto
3. Haz clic para ajustar el texto

Lo siguiente ilustra el texto “Manzanas verdes”: (1) el texto es largo y corre sobre la columna B. (2) el texto es ajustado y la altura de la fila se agranda.

📝 Memoriza: ajustar un texto es ajustar la altura de la fila sin que la anchura de la columna cambie.

Combinar y centrar un dato

Cuando tengas que agregar un titulo a tu tabla de datos, en ese momento la solución se llama Combinar y Centrar texto:

1. La celda con el titulo debe encontrase a la izquierda y en la parte superior de la tabla
2. Selecciona esta celda y las celdas adyacentes (a la izquierda) donde figurará el titulo

3. Dirígete a Inicio, en el grupo y localiza el botón Combinar y centrar

4. Pínchalo y las celdas seleccionadas se combinarán y el titulo de la celda izquierda será centrada
   

Nota: si las celdas adyacentes (en este caso B3, C3 y D3) contienen dato; al echar clic en el botón Combinar y Centrar la imagen siguiente aparecerá: advirtiendo que los datos de estas celdas desaparecerán.

Formato de número

Cómo ya lo sabrás de este capítulo, formatear un dato solamente le da otro aspecto a tu dato mientras que el contenido no cambia. Excel le ofrece una multitud de formatos numéricos que se acomodan a tus necesidades. Para ver los formatos más comunes; haz lo siguiente:

1. Ingresa un valor o número (celda B10 por ejemplo) en una celda y selecciónalo

2. Dirígete a Inicio, después al grupo Número (a lado del grupo Alineación)
3. Localiza el cuadro de Formatos Numéricos
4. Haz clic en la flechita hacia abajo
5. Bingo, ahora tienes una vista previa de cómo tu número (dato) toma otra apariencia según el formato

Memoriza: fíjate que el cuadro de formatos ayuda a visualizar tu dato antes de que hayas elegido una opción

(enlace a Mastering para detallar cada parte de este cuadro de formatos numéricos)

Usar el formato de contabilidad

Cuando tengas que presentar tus datos numéricos en forma contable: eso quiere decir que el dato será presentado con separador decimal y millares y será acompañado de una unidad de monedad:

1. Selecciona la celda o el rango que quieres cambiar en formato contable

2. En la pestaña Inicio, grupo Número; pincha el comando “Formato de Contabilidad”

3. Elige el formato propuesto en la lista desplegable

4. Si no encuentras la moneda que necesita, haga clic en “Más formatos de contabilidad” para abrir el dialogo de Formato de celdas.

5. En esta ventana escoja la moneda conveniente que se encuentra en la lista de Símbolo. Del mismo modo puedes elegir cuantos decimales prefieres en tu formato contable.

6. El formato de aquí abajo es $ Argentino con 3 decimales:

Mastering: enlace de cómo hacer mas de esto)

Formato porcentaje

Para poder darle un estilo porcentual a tu valor; tiene que saber que Excel necesita el dato en sistema decimal. Específicamente significa que 10 % tiene que ser ingresado como dato 0.10 y no 10:

1. Selecciona la celda o el rango
2. Dentro del grupo Número (pestaña Inicio), visualiza el botón Estilo Porcentaje
3. Pínchalo y verás cómo el formato porcentual se aplica

Efectivamente, el rango “ C6:C10 “ es formateado con el estilo porcentual e informa la venta de manzanas por temporada:

Estilo millares

Valores que excedan 999 pueden ser formateados de tal modo que el millar sea identificable y por consiguiente facilite la lectura. Para esto; sigue los siguientes pasos:

1. Selecciona la celda o el rango
2. Dirígete a la pestaña Inicio, grupo Número; localiza el botón Estilo Millares
3. Presiona el botón

En el ejemplo grafico la columna C contiene los mismos datos que en la columna B: la sola diferencia es que el formato millar – con separador millares y 2 decimales.

Aumentar  y disminuir decimales

La manera mas simple de ajustar los decimales de tu valor numérico es utilizando los botones automáticos de aumentar y disminuir decimales. Los siguientes pasos ilustran este proceso:

1. Selecciona la celda o el rango con valores
2. Navega a Inicio, en el grupo Número; busca los botones de Decimales
3. Aumenta o disminuye los decimales

Mientras que la columna B nos muestra dos decimales; la columna C expone más en detalle el precio de las ricas manzanas por kilo. En cambio, columna D muestra solamente un decimal y el valor es redondeado hacia arriba; nublando un poco la precisión del precio de la fruta.

Brochita mágica: copiar formato

Al llegar aquí, ya asimilaste una gran cantidad de información sobre los formatos de Excel. Enhorabuena, ya eres capaz de darle un retoque fenomenal a tus datos (texto y valor) y entregar un reporte simple, atractivo con un nivel suficiente de profesionalismo.

La ultima herramienta que simplifica la copia de formato es la brocha Copiar Formato. Observa el ejemplo inferior e inténtalo tú mismo:

1. Escoge la celda A5 que tiene el formato para copiar
   • Tamaño = 20
   • Negrita
   • Relleno = verde
   • Color de fuente = amarillo
   • Bordes = todos

2. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles; busca la brocha Copiar Formato

3. Pincha sobre la brocha
4. Ahora, nota que la celda para copiar es rodeada por rayas cortas moviéndose: las famosas hormigas caminantes
5. Seleccione la celda o el rango donde quiere aplicar la brocha de copia formato: “ B5:C5 “

6. Y el resultado brillante es lo siguiente: Excel automáticamente aplica el formato copiado

📝 Nota: una vez que el formato es copiado, la brochita desaparece. Si deseas guardar la brocha después de una primera copia de formato: en vez de seleccionar la brocha con un solo clic, selecciónala con doble-clic