Es de gran importancia conocer los diferentes tipos de datos que puedes encontrar en Excel. Con este conocimiento se te hará fácil realizar manipulaciones complejas en las secciones avanzadas…

Tipos de datos

Cuando analizarás base de datos, ten en mente que siempre encontrarás los siguientes tipos de datos esenciales: texto, número y fórmula

1. Texto: basado en el sistema romano; un texto siempre empieza de la izquierda. Su uso es informativo para títulos, encabezados, explicaciones y comentarios.. Pero igualmente es utilizado para una serie categórica (nombres, apellidos, direcciones…)
2. Número: es un valor métrico en un sistema ordinal. Para ilustrar: las temperaturas en México, la moneda del dólar, la velocidad, número de niños, la edad, los salarios…

✏️ Nota: una fecha en Excel equivale a un número formateado. Memorízatelo: una fecha no es nada más que un valor numérico cual apariencia ha sido formateada.

3. Fórmula: es una operación matemática que reúne números y operadores para obtener un resultado. En la fórmula: “ 1 + 1 = 2 ”; los números “ 1 ” y “ 1 ” se suman gracias al operador de suma “ + “ y así se obtiene el resultado “ 2 ”.

Tipo de dato: texto

Aunque Excel no ha sido creado específicamente para el tratamiento de texto, ofrece la opción de agregar texto con el fin de informar, acompañar y aclarecer partes de una hoja de cálculo.

Por ejemplo; sin el título “Jardín las Oruguitas” no supieras si se trata del jardín “Los Ositos”, “Los Leoncitos” o talvez “Los Castorcitos”…

Sin la ayuda del texto en el encabezado, sería difícil decir a que se refiere los números bajo la columna B: 3, 5 … Son los meses de los bebes? Los hermanitos? El número de juguetes gigantes en el jardín?.. Felizmente que el encabezado “Número de bebes” quita esta duda.

Tipo de dato: valor numérico

En Excel, cifras pueden representar un sinfín de cosas: resultados de un examen, la temperatura, una cuenta bancaria, la edad, la distancia recorrida en coche.. En pocas palabras, todo lo que puedas imaginar.

Debajo del encabezado observas una serie de números que representan la cantidad de bebes por categoría en el jardín. Por supuesto que el número 17 también es un número; pero es el resultado de una [Fórmula: utilizar el autosuma]

Tipo de dato: Fecha – el misterioso número formateado

Previamente mencionado en este capítulo, una fecha es simplemente un número formateado. Sí, como acabas de leer. Un número: ya sea 3, 65, 89 o mismo 32560… Increíble no?

Siguiendo el mismo ejemplo con nuestros niños: el documento fue redactado el 10 de febrero del 2016:

Ahora la siguiente pregunta surge: cómo funciona el sistema de fechas y horas en Excel?

El sistema de fechas y horas en Excel es un sistema de número secuencial: que significa esencialmente que cada fecha y hora es un incremento numérico. El punto de partida es 1 y de ahí se incrementa por día una unidad: cada día se incrementa por una unidad “1”.

Pero a que fecha corresponde la unidad “1” en Excel? Esta unidad corresponde al 01 de Enero de 1900. Vaya! Como vuela el tiempo! Así que la unidad/cifra 2 equivale al 02 de enero de 1900 y así sucesivamente.. No tienes que memorizar nada, Excel lo tiene grabado en su memoria 😊. Otra vez: el número 15 equivale al 15 de enero de 1900…

Y cómo haces para ver el número que se esconde detrás de una fecha?

1. Selecciona la fecha deseada: en este caso celda A2

2. Arrastra el cursor del ratón hasta el grupo Número de la pestaña Inicio. Fíjate en la opción Fecha y haz clic en la flecha a su derecha

3. Aparece una lista de los formatos más usados en Excel. El segundo elemento es Número: observa que la fecha del 10 de febrero 2016 equivale al número 42410. Selecciona esta opción

4. Examina la celda A2: el número detrás de la fecha “10 de febrero 2016” es el 42410. Esto quiere decir que el 10 de febrero del 2016 se encuentra 42409  (=42410 -1) días después del 01 de enero de 1900

Ahora tratemos de responder a tu curiosidad: cómo trata Excel las horas? Los minutos..?

Probablemente que ya lo tienes en mente y sí: son los decimales! Si en el sistema incremental de Excel un día es 1; puedes deducir correctamente que medio día es igual a 0.5. Fraccionando el día en horas, minutos.. recibes cada vez un decimal.

1. En el siguiente ejemplo: se agregaron decimales al mismo número del 10 de febrero 2016

2. Selecciona las 3 celdas “ A2:C2 “
3. Vete a la pestaña Inicio y dentro del grupo Número, despliega la lista de formatos: pincha la opción Hora

4. La misma fecha sigue la misma “10 de febrero”; que equivale a 42410. Si no hay decimales, Excel sabe que son las 00:00:00 de la mañana. Con el número 42,410.05 te encuentras en pleno mediodía. Y la ultima celda contiene 36 minutos después del mediodía.

💡 Consejo: ejercítate sobre este tema intentando algunos números.

Tipo de valor: fórmulas

En un pasado muy lejano, se utilizaba calculadoras junto a los registros (contables) de cálculo. Con Excel, olvídate de la calculadora. Gracias a este programa, aprenderás a hacer un sinfín de cálculos de manera simple y rápida.

Y para eso fórmulas y funciones son herramientas indispensables!!!

Que es una fórmula? Es una ecuación que procesa información y con el cual obtienes un resultado. Para ejemplificar esto: “ 1 + 2 “ es una fórmula. Sí, dentro de la fórmula procesas la información numérica y sabes que hay un resultado: i.e. 3.

Ahora; cómo ingresas una fórmula en Excel? En el [capítulo: fórmulas y funciones] esta materia está mucho más detallada. Por el momento, los siguientes pasos te muestran lo simple que es crear una fórmula.

1. Selecciona la celda donde ingresarás la fórmula: por lo general es la celda donde deseas ver el resultado: celda B12

2. Para decirle a Excel que quieres ingresar una fórmula: tipea el signo de igualdad “ = “

3. Mientras tanto no toques otra parte en tu pantalla
4. Ahora, teclea manualmente B7. O sino, arrastra tu cursor hasta la celda B7 y selecciónala. Lo que ingresaste recibe un color azul y dicha celda está en el mismo color

5. Enseguida; presiona sobre la tecla “ + “.
6. Ingresa manualmente B8 o selecciona esa celda: observa que esta última celda es bordeada de color rojo

7. Repite lo que acabas de observar hasta B11
8. Esto es lo que tienes en tu pantalla en estos momentos

9. Presiona ENTER y el resultado de la fórmula aparece: 17
10. Y así de simple ingresaste tu primera fórmula! La primera de una multitud de fórmulas y funciones que aprenderás para dominar Excel y convertirte en un analista

✏️ Nota: un apartado más dedicado a funciones y fórmulas encuentras en este enlace [capitulo: formulas y funciones]