Antes de poder realizar cualquier manipulación analítica posible en Excel, necesitas datos. El ingreso de datos en Excel es fundamental ya que errores, duplicados e incoherencia en la base de datos influyen directamente los resultados que originalmente estabas buscando…

Activar el punto de inserción

Una vez que sabes dónde quieres ingresar información en Excel, sigue los siguientes pasos:

1. Para seleccionar la celda: haz clic izquierdo una sola vez
2. Hay dos maneras para que actives el punto de inserción:
   • Presiona F2 o
   • En la celda haz clic izquierdo dos veces

3. El punto de inserción “ | “ se presenta parpadeando

4. Con ese puntero intermitente, Excel te está diciendo: “estoy listo para el contenido o dato”
5. Ingresa la información que deseas

Cómo ingresar texto en una celda

Con el punto de inserción activo, solamente te queda ingresar los datos que deseas. Primeramente empezarás con lo más básico de inserción; que es texto. El siguiente ejemplo expone el ingreso de texto:

1. Con el conocimiento de la sección anterior, activa el punto de inserción en B3
2. Ingresa el texto con ayuda del teclado: “Excel, vamos a ingresar datos”

3. Presiona ENTER para terminar el ingreso del dato

📝 Nota 1: al ingresar ENTER, la celda donde ingresaste ya no está seleccionada. Lo que sucede, es que Excel selecciona automáticamente la celda debajo. Te cuento la buena noticia que hay manera de seleccionar otra celda después del ingreso de dato.  

Para esto, al terminar tu ingreso de dato , no utilices ENTER. Más bien, utiliza una de las flechas direccionales del teclado y la “selección” se moverá en esa dirección.

📝 Nota 2: Como nuestra escritura está basada en el alfabeto romano, el texto es alineado a la izquierda. Para cambiar la posición del texto, consulta la parte [formateo: alineación de texto horizontal ]

Cómo ingresar valor o número en una celda

Aunque el ingreso de texto es muy útil para darle un lado humano a la hoja de cálculo, no olvides que el objetivo principal de Excel es el tratamiento y análisis de datos, identificación de patrones y la representación gráfica de estos resultados.  Aquí conocerás los detalles de valores numéricos en Excel.

Con el paso del tiempo, aprenderás todos estos aspectos. Por el momento, sigue estas etapas para ingresar cifras:

1. Selecciona la celda B2
2. Activa el punto de inserción:
   • Doble clic izquierdo en la celda
   • O presiona F2

3. Ingresa un número: por ejemplo 12345

4. Para terminar:
   • Utiliza ENTER
   • O una de las flechas direccionales de tu teclado

💡 Consejo: debes prestar atención con cifras muy elevadas. Primeramente, a partir de 12 dígitos Excel aplica el formato científico para aquel número:

Para remediar con esto, simplemente elige el formato  “Número” navegando por la pestaña Inicio dentro del  grupo de botones Número:

Números grandes con más de 15 dígitos no solamente se convierten en notaciones científicas, sino también los dígitos más allá del 15ª dígito se vuelven cero. La figura presenta números con diferentes dígitos e implícitamente enseña cómo Excel trata números extremadamente elevados.

Ingresar fecha en una celda

Excel considera una fecha como un número que es el incremento desde el 01 de enero de 1990; siendo esta última fecha el número 1. Por ejemplo; el número 10 en el siguiente ejemplo tiene como formato Fecha “martes, 10 de enero de 1990”. Además el programa nos permite saber qué día fue esa fecha; i.e. martes.

Para ingresar una fecha, es simple:

1. Selecciona la celda A2
2. Activa el puntero de inserción:
   • Doble clic izquierdo en la celda
   • O presiona F2
3. Escribe la fecha. Como ilustración ingresa “15 febrero 2016” en A3

4. Fíjate en el formato que toma la celda “Personalizada”: se encuentra en la pestaña Inicio dentro del grupo Número

5. Esto ocurre porque Excel, gracias al idioma de tu sistema operacional, reconoce el texto y automáticamente presume que te refieres a una fecha
6. Si ese formato no te agrada, puedes cambiar otra configuración de dato: en la pestaña Inicio, dentro del grupo Número pincha la crucecita para abrir la lista de formatos

📝 Memoriza: una fecha es un número definido por Excel. Lo que significa que la fecha que acabas de ingresar puedes convertirlo en un número y viceversa. Con el mismo ejemplo de esta sección, observa que el número que corresponde a “15 de Febrero 2016” es 42415.

Ingresar datos en un rango seleccionado

En el capítulo sobre cómo seleccionar un rango, no se habló de la peculiaridad de la celda superior izquierda: esta queda en blanco mientras todo el resto del rango es cubierto por un color gris sombreado. Pero cuál es la razón?

La respuesta es simple: esa celda es la primera en donde puedes ingresar datos:

1. Selecciona el rango “A2 : B5”
2. Directamente comienza a escribir “Enero” y nota que Excel inserta el dato en esta primera celda superior izquierda

3. No toques al ratón
4. Presiona ENTER y la siguiente celda seleccionada es la que se encuentra debajo: “A3”

5. Escribe el siguiente texto “Febrero” y presiona “ENTER”.
6. Pero qué hay de bueno a este ingreso de datos en un rango? Lo ventajoso de ingresar datos dentro en un rango seleccionado, es que Excel no solamente te permite ingresar datos por filas pero también por columnas
7. Ingresa “Marzo”, presiona “Enter”
8. Ahora, entra “Abril “y aprieta “Enter”

9. Contempla cómo la celda seleccionada salta a la siguiente columna

10. Permitiéndote ingresar más datos relacionados en la otra columna

💡 Consejo : imagínate primero la estructura de tu tabla de datos y después selecciona el rango donde harás el ingreso de datos.

Ingresar datos en la barra de fórmulas

Existe también una manera sencilla de ingresar datos en una celda: utilizando la barra de fórmula que se encuentra justo arriba de la hoja de cálculo. Para ello:

1. Selecciona la celda B2 y haz clic directamente en la barra de fórmula

2. El punto de inserción aparece, indicando la entrada de datos

3. Escribe el dato que deseas: ya sea texto, valor (número) o fecha

Controlador de relleno (parte 1): copiar

En esta última sección, aprenderás a utilizar una herramienta fantástica: el controlador de relleno. Es genial porque es inteligente y por esa misma razón te hace economizar tiempo. Y tiempo es oro!

Para comenzar, debes saber dónde se encuentra el controlador de relleno. Encuentras el controlador en la esquina inferior derecha de cada selección (sea celda o rango): el cursor del ratón se convierte en una crucecita negra

Que funciones le hacen tan excepcional a esta herramienta? Uno, facilita la copia de datos y segundo, rellena series o patrones de datos. Como ilustración, inserta los siguientes datos sobre las ventas de manzanas o [descárgalo]:

Rellenar el mismo dato: copiar

Supón que todos los vendedores provienen de la misma filial: Bogotá. Y segundamente, por razones de simplicidad el precio de las ricas manzanas rojas no varia y se queda a $ 0.856 por kilo: como utilizo el controlador para rellenar esta misma información en la columna?

1. Desplaza el cursor del ratón sobre la esquinita inferior derecha de la celda que quieres copiar: en este caso celda B5 (Bogotá). El precio podrás hacerlo tú mismo
2. El cursor se convierte en una cruz negra sin punta
3. Haz clic y mantén presionado el ratón
4. Arrastra el controlador hasta el nivel del último vendedor: fila 15

5. Fíjate en el texto que le acompaña al controlador de relleno: la copia del texto que estás haciendo

6. Suelta el ratón y el texto “Bogotá” fue copiado en todas otras celdas. Haz lo mismo con la celda del precio

💡 Atajo: otra manera más práctica para este relleno automático es hacer doble clic en el controlador de relleno. Pero para esto, tienes que asegurarte que hay datos en las columnas adyacentes. Al no ser así, Excel no sabe hasta donde debe hacer el relleno:

Controlador de relleno (parte 2): rellenar series de datos

Te pareció simple el uso del controlador? Ahora verás lo sorprendente que es cuando se trata de rellenar datos donde existen patrones. Sin tener que ir tanto en detalle, quiero recordarte que un patrón es un evento que se repite con una frecuencia determinada.

Por ejemplo, si 10 niños nacen cada hora en ciudad, puedes deducir de esto que 40 niños nacerán después de 4 horas. Aquí el patrón es 10 niños por una frecuencia de una hora.

Base a este conocimiento, rellenemos los otros datos que faltan:

1. Número de transacción: incremento de 1 unidad

• Excel debe saber que patrón quieres aplicar al relleno. Para eso, ingresa la cifra 2 en la celda A6. Al ingresar 2, le estás informando indirectamente a Excel que la unidad de incremento es 1; lo que es la diferencia entre ambos números

• Selecciona el rango “ A5:A6 ”
• Desliza el cursor sobre la esquina inferior derecha de la última celda “A6”
• El controlador de relleno aparece

• Arrastra el controlador o utiliza el atajo: doble clic sobre el controlador
• Fíjate cómo Excel te comunica el contenido de la última celda: el número 11

• Y así como se le ordenó a Excel de rellenar la serie con un incremento de 1 unidad; así lo hace:

2. Número de vendedor: cada vendedor tiene un número asignado que es el incremento de 10 unidades

• Informa a Excel que deseas un incremento de 10 unidades para cada vendedor. Escribe 20 en la celda H6

• Selecciona el rango “ H5:H6 ”
• Desliza el cursor sobre la esquina inferior derecha de la última celda “H6”
• El controlador de relleno aparece

• Arrastra el controlador o utiliza el atajo: doble clic sobre el controlador
• Observa las cifras transparentes que aparecen a lo largo del arrastre del controlador: esta cifra sobre un fondo blanco es el contenido que se ingresará en la celda al soltar el ratón

• Y el resultado deseado es el siguiente: asignación de número secuencial de 10 unidades para cada empleado

3. Fecha: imagínate todas las transacciones son diarias y por esa razón tienes que ingresar las fechas por día en la columna “Fecha”

• Por cuestiones de ejemplo global, la fecha #14/05/2017# fue insertada cerca del centro de la columna

• En el apartado de arriba, has aprendido cómo hacer una copia de una sola celda; p.e. “Bogotá” y “Precio”. Esto sucede porque Excel no reconoce estos datos únicos y por consecuente no sabe la conexión con estos. Pero, al tratarse de fechas, como en este caso, Excel ya presume que tratarás de rellenar día por día. Mismo si esta fecha se encuentra sola

• De la misma manera  como en las otras columnas, arrastra el controlador o haz doble clic para rellenar automáticamente

• Te estarás preguntado: cómo relleno el espacio de arriba con fechas anteriores? Simple!
• Selecciona la celda C9 que contiene el primer dato
• Haz clic en el controlador de relleno, mantenlo apretado mientras que lo arrastras hacia arriba

• Y así de rápido lograste rellenar todas las fechas anteriores a “14/05/2017”

4. Valor: rellenar celdas con fórmulas. Tener una celda con fórmula equivale a tener una celda con un patrón dentro de ella. Pero cual es ese patrón? Las referencias que se encuentran en la fórmula

• Selecciona la celda con la fórmula: F5
• Desliza el cursor sobre la esquina inferior derecha para activar el controlador de relleno
• Arrástralo hasta la última celda o haz doble clic

• En unos milisegundos, Excel rellena todas las otras celdas con las referencias de la fórmula

💡 Consejo: para aprender más sobre referencias, consulta el siguiente [capítulo].

Utilizar el relleno rápido

Aunque la ultima flamante herramienta de Excel, i.e. el relleno rápido, ofrece una variedad de soluciones; en esta sección degustarás un poco de este estupendo instrumento.

Supongamos que recibiste los nombres completos de tus vendedores en una sola columna, y que por razones de transparencia o/y análisis necesitas separarlos en dos diferentes columnas: nombre y apellido. Escribirlos uno por uno parece una opción prehistórica, ya que el relleno rápido lo hace por ti en un instante:

1. Selecciona y activa el punto de inserción en la celda I5. Para hacer esto, tienes que tener la información en una columna adyacente, en este caso en la columna G
2. Ingresa solamente el nombre del vendedor

3. Presiona Enter y la celda activa brinca una fila hacia abajo
4. Escribe la primera letra de Eric: “E”… Mira como una lista transparente se manifiesta, mostrándote solamente los nombres de los empleados. Exactamente lo que buscas!

5. Pulsa sobre Enter
6. Y en un abrir y cerrar de ojos únicamente todos los nombres se auto-rellenan

7. Te aconsejo de hacer lo mismo con los apellidos